Le Délégué à la Protection des Données (DPD), ou Data Protection Officer (DPO), joue un rôle majeur dans l’application et la mise en pratique du RGPD. Au cœur de la réglementation, le DPO dispose de connaissances précises sur les aspects techniques et les aspects juridiques des traitements de données personnelles. Sa maîtrise de la réglementation lui permet ainsi d’accompagner l’organisme auquel il est rattaché dans sa mise en conformité. Agissant tel un chef d’orchestre, il met en évidence les écarts au RGPD et propose des actions en conséquence. Si sa nomination n’est pas obligatoire, mais elle reste néanmoins fortement recommandée par la CNIL.
Les organismes ont la possibilité de recourir à un DPO interne à l’organisme ou un DPO externe. Si chacune de ces solutions présentent des avantages importants, le choix dépend également des besoins, des ressources et de la situation de l’organisme.
Le DPO externe présente plusieurs avantages de par sa condition, dont peut également découler certaines limites.
Expertise
En tant que DPO externe, Accens Services se constitue d’experts spécialisés dans la protection des données personnelles, disposant d’importantes connaissances juridiques ainsi que d’une maîtrise de la réglementation qui lui est relative (Code de l’Action Sociale et des Familles, Code de la Santé Publique, Code des Collectivités Territoriales, décrets…). L’expérience acquise par la réalisation simultanée de missions pour aujourd’hui plus de milles établissements nous permet de connaître et reconnaître des situations, et d’agir en conséquence. Accens Services bénéficie d’une expérience dans l’application générale du RGPD et peut adapter celle-ci à votre organisme.
Indépendance
Par sa condition de DPO externe, Accens Services fait preuve d’une indépendance à l’égard de l’organisme, évitant ainsi toute forme de conflit d’intérêt en raison d’un cumul de fonction ou de pressions hiérarchiques. Notre position externe nous permet également d’apporter un regard nouveau sur les traitements mis en œuvre par votre organisme.
Adaptation
Accens Services présente l’avantage de l’adaptation aux besoins et aux demandes de votre organisme qui peut préférer des prestations précises plutôt qu’un travail général de DPO. Cette adaptation vous permet également d’optimiser le coût selon vos besoins (accompagnement dans la mise en conformité, formation et sensibilisation, audit juridique de vos documents…).
Certaines nécessité pour le DPO externe peuvent constituer des limites temporaires.
Connaissance de l’organisme
Afin que le DPO externe puisse réaliser ses missions, un temps de mise en place dans l’accompagnement peut être nécessaire. Pour cela, Accens Services prendra le temps de connaître les spécificités de votre organisme, les traitements de données personnelles réalisées ou envisagés ainsi que les logiciels utilisés et vos sous-traitants, afin d’adapter ses prestations et vous proposer les solutions les plus adéquates.
Temps de réponse
En sa qualité de DPO externe, les équipes d’Accens Services sont joignables par mail. Nous nous assurons de répondre au plus vite à vos consultations, un délai de réponse doit toutefois être pris en compte.
Distanciel
La communication d’informations avec un DPO, qu’il soit interne ou externe, est fondamentale pour assurer une mise en conformité au RGPD. Certaines informations peuvent être transmises par le biais de discussions formelles au sein des locaux de l’établissement. En raison de ses fonctions en distanciel, certaines informations peuvent ne pas être transmises au DPO externe. Une communication claire et régulière avec les équipes d’Accens Services est alors nécessaire, afin que nous disposions de l’ensemble des informations pour assurer au mieux votre mise en conformité au RGPD.
